Je herkent het waarschijnlijk wel. Er is een beschrijving van je functie, die krijg je bij binnenkomst bij een organisatie en vervolgens belandt hij in de la. Niemand kijkt er meer naar om.

En dat is jammer want een functieomschrijving kan dienen als een document om de verwachtingen af te stemmen en de prestaties en ontwikkelmogelijkheden te bespreken.

Afstemmen van verwachtingen

In een functieomschrijving stel ik de resultaatverwachtingen puntsgewijs op. Dit zijn geen taken maar uitkomsten waar je in jouw functie verantwoordelijk voor bent.

Dat ziet er bijvoorbeeld zo uit voor een HR-adviseur.

• Je adviseert het management proactief over HRM vraagstukken in de organisatie;
• Je analyseert gegevens en signalen uit de organisatie zoals gegevens over ziekteverzuim, instroom, door stroom en uitstroom en draagt oplossingen aan;
• Je geeft vorm aan organisatorische vraagstukken bijvoorbeeld op het gebied van duurzame inzetbaarheid, arbeidsverdeling, strategische personeelsplanning, (medewerkers)tevredenheid en talentmanagement;
• Je houdt je bezig met complexe casuïstiek op het gebied van o.a. disfunctioneren, verzuim en integriteit en ondersteunt het management in de verbetering hiervan.

Het voordeel van een resultaatverwachting is dat het ruimte biedt voor een eigen invulling. Vanuit vakvolwassen mag je verwachten van collega’s dat zij zelf kunnen bepalen hoe zij het resultaat kunnen bereiken. Onderzoek wijst ook uit dat enige vrijheid op dit gebied verantwoordelijkheid stimuleert terwijl taakgerichte beschrijvingen eerder passiviteit in de hand werken.

Prestaties bespreken

Ook kan een functieomschrijving dienen als beoordelingsdocument. Er staat immers duidelijk in wat je er van je verwacht wordt en waar je verantwoordelijk voor bent.

Ik zie in de praktijk wel eens gebeuren dat een medewerker afdwaalt van de oorspronkelijke functie. Je bent dan niet meer aan het doen waar je in de eerste instantie voor aangenomen bent maar je bent er allerlei dingen bij gaan doen of hebt andere verantwoordelijkheden gekregen.

Het is goed om te checken of je functie nog overeenkomt met de dagelijkse praktijk. Dat kan door de volgende vragen te beantwoorden:

• Passen jouw jaardoelen bij je functie?
• Ben je inmiddels doorgegroeid naar een andere functie, wat doe je dan anders?
• Word je gewaardeerd voor hetgeen je erbij bent gaan doen?

Arbeidsrechtelijk moet je het zo zien dat je met een functieomschrijving afspreekt wat je gaat doen. Je functie moet dus kloppen met de praktijk.

Helderheid over ontwikkelmogelijkheden

Natuurlijk kan een functieomschrijving ook dienen als ontwikkelinstrument. Door talenten te koppelen aan de functie, wordt de beschrijving een basis voor gerichte ontwikkeling, bekwaamheid en loopbaanpaden. Door de vereiste vaardigheden, competenties en natuurlijke talenten te benoemen neemt een diploma gerichte kijk af. Doen waar je blij van wordt en waar je van nature goed in bent, levert duurzame prestaties op.

Kijken naar natuurlijke talenten kan op basis van archetypen omdat archetypen inzicht geven in (soms nog onbewuste) energiegevers en energielekken en het ontwikkelpotentieel. Lees hier meer over het werken met archetypen?

Hoe ziet een goede functieomschrijving eruit

Hoe een functieomschrijving eruit ziet hangt af van de verplichtingen die er zijn. In de zorg stelt het FWG (functiewaardering gezondheidszorg) eisen aan een functieomschrijving omdat er een weging aan vast zit. In het mkb heb je meer vrijheid om een functieomschrijving vorm te geven.

In een goede en aantrekkelijke functieomschrijving staat op zijn minst het volgende:

1. Resultaatverwachtingen die beoordeeld kunnen worden;
2. Verantwoordelijkheden, waar begint en eindigt je verantwoordelijkheid;
3. Competenties en talenten die werken als energiegevers.

Wat ook verstandig is om te doen, is om te kijken naar alle werkzaamheden in de organisatie. Ook wel het functiehuis of functiegebouw genoemd. Hierin staan alle werkzaamheden die gedaan moeten worden.

Bij het maken van een functiehuis wordt zichtbaar ook duidelijk zichtbaar of er verantwoordelijkheden overlappen of niet zijn toegewezen. Ook kun je het functiehuis als strategisch ontwikkelinstrument inzetten gericht op de toekomst. Je gaat namelijk zien welke functies in de toekomst nodig zijn of efficiënter ingedeeld kunnen worden.

Kortom, haal je functieomschrijving uit je la, stof hem af en zet het in voor persoonlijke ontwikkeling en vooruitgang van de organisatie.