Veel ondernemers en leidinggevenden vinden het beoordelen van een medewerker een vervelend onderdeel van hun werk. Dit komt onder andere door de afstand die er tijdens de beoordeling ontstaat. Jij bent de beoordelaar, de baas, en de medewerker is de veroordeelde. Nou ja, zo kan het in ieder geval overkomen terwijl je dat niet wilt.
Ik ben een voorstander van beoordelingsgesprekken en in mijn ogen mag je dit niet uit de weg gaan. Het is jouw bedrijf of afdeling en dus ook jouw verantwoordelijkheid om te zorgen dat een medewerker waarde toevoegt. Daar moet je dus een oordeel over vormen. Gelukkig kan dit wel op een verbindende manier.
Verbinding realiseren
Eén van de dingen die je kunt doen om verbinding te realiseren in een beoordelingsgesprek is voorkomen dat je in de valkuil van het ouder-kind patroon stapt. Helaas belanden wij allemaal nog regelmatig in het ouder-kind patroon, ook al zijn we volwassen. In de ouderrol ben je beschermend, controlerend of kritisch. Vanuit de kindrol wordt daar vaak onverantwoordelijk, emotioneel of rebels gereageerd. Zo ontstaat er een wisselwerking die de afstand vergroot en meestal gedoe oplevert.
We kennen allemaal het volgende voorbeeld wel. Een kind wil een snoepje en de ouder zegt dat het niet mag. Het ene kind loopt stampvoetend weg, het andere kind zeurt net zo lang totdat de ouder het zo zat is en het snoepje geeft. Weer een ander kind loopt weg om later toch stiekem dat snoepje te pakken. En natuurlijk heb je ook dat ene brave kind dat luistert naar de ouder in de hoop op goedkeuring.
Hoe vervelend is het wanneer dit gebeurt in je bedrijf. Een medewerker vraagt om een loonsverhoging en omdat je niet wilt dat de medewerker vertrekt, ken je deze toe. Dit vergroot echter de kans dat een andere medewerker ook een verhoging wil want het voelt niet eerlijk dat een collega het ‘snoepje’ wel krijgt en jij niet. En wat doe je met de medewerker die nergens om vraagt? Moet je die nu ook belonen om geen stiefkinderen te maken?
Vanuit volwassenheid communiceren
Dit soort gedoe wil je voorkomen. En dat kan door je bewust te zijn van je volwassenrol. Wanneer je handelt vanuit een volwassen houding dan ben je meer in het hier en nu. Je luistert goed, staat open voor gevoelens en ideeën en bent beter in staat om risico’s en gevolgen te overzien. Je hebt helder waar jij verantwoordelijk voor bent en wat je van de medewerker mag verwachten. Je bent ook zo verstandig om een goede beoordelingssystematiek in te voeren waardoor iedereen weet wat de kaders zijn.
Komt een medewerker met een vraag en heb je het antwoord niet gelijk helder. Dan neem je vanuit de volwassen houding de tijd om tot een goed antwoord te komen. Je laat je niet onder druk zetten en bent ook niet beschermend, controlerend of kritisch. Je zorgt voor de juiste informatie, analyseert de situatie en bent duidelijk en open in je communicatie. Daardoor nodig je de medewerker uit om ook een volwassen houding aan te nemen. Op die manier is beoordelen minder lastig en werkt het juist verbindend.
In 3 stappen naar transparante communicatie in teams
Tijdens het ontwikkelen van de training ‘feedback 2.0’ wilden zij geen trucjes, tips en tops gebruiken. Waarom? Voor ons gaat het om het realiseren van echte transparante communicatie binnen een bedrijf. Samen de verbinding maken, je kwetsbaar opstellen en vanuit je compassie uitspreken wat er gezegd moet worden. Dat is de echte uitdaging en dat is wat echt werkt.
Nooit meer doen
Feedback is het geven van een boodschap over het gedrag of de prestaties van een ander. Door het geven en ontvangen van feedback kun je groeien als persoon en ook als organisatie. Zonder feedback geen groei, daar zijn we het helemaal mee eens. Waar het naar ons inzien mis gaat is bij ‘tips en trucs voor het geven van feedback’. Hieronder twee voorbeelden zoals het niet moet.
‘Je moet sandwichen.’ Hiermee wordt bedoeld dat je begint met een compliment, daarna geef je aan wat je graag anders zou zien om vervolgens toch nog af te sluiten met een positief punt. Je pakt het punt dat je eigenlijk wilt maken in… Hoe dubbel kun je een boodschap geven? Nooit meer doen! Maak gewoon het punt dat je wilt maken of dit nu positief is of negatief. Zorg er wel voor dat de voorwaarden voor het geven van feedback goed zijn.
‘Feedback moet objectief zijn.’ Een onmogelijke opgave. Natuurlijk kun je gedrag benoemen dat je ziet, maar het feit dat jij er iets van vindt, maakt het toch altijd subjectief. Je neemt altijd waar vanuit je eigen perspectief. Gedrag dat jou stoort of dat jij plezierig vindt, zegt ook altijd iets over jezelf, over de rol waar je in zit en de omgeving waar het plaatsvindt. Onthouden dus, feedback is altijd subjectief!
Feedback 2.0
Waarom is feedback 2.0 nou zo anders? Dat komt omdat wij niet beginnen met het geven van feedback maar eerst aandacht geven aan de voorwaarden die eraan vooraf gaan. Wanneer je deze stappen doorloopt ontstaat er meer dan een beoordeling of advies. Er ontstaat een open dialoog waarin beide partijen kunnen groeien.
1. Creëer een veilige omgeving!
Het creëren van een veilige omgeving voor zowel de gever als de ontvanger van feedback kan op vele verschillende manieren ingevuld worden. Het belangrijkste is hierin dat je je verplaatst in de ander en je werkelijk bereid bent een dialoog aan te gaan waarin jij jezelf en je kwetsbaarheid durft te laten zien. Vraag jezelf af of je werkelijk geïnteresseerd bent in de ander. Ben je bereid om tijd te maken, eerlijk te zijn en met empathie te luisteren?
Je moet de waarheid niet verwarren met de mening van een ander.
2. Zoek de verdieping!
Ben je werkelijk bereid om te horen wat de ander beweegt dan is de tweede stap om de verdieping aan te brengen. Voordat je een mening of advies gaat geven, kun je beter eerst onderzoeken wat er aan de hand is. Dat betekent dat je vragen stelt met een open mind, open hart en de situatie vanuit zoveel mogelijk kanten wilt bekijken. Kun je nieuwsgierig blijven, actief luisteren en je oordeel, advies of mening nog achterwege laten?
Aandacht is geen zelfstandig naamwoord, maar een werkwoord.
3. Geef feedback!
Wanneer je geïnvesteerd hebt in het creëren van veiligheid en de verdieping hebt gezocht, is de kans groot dat je feedback er heel anders uit gaat zien dan je in de eerste instantie voor ogen had. Je begrijpt beter wat er bij de ander speelt waardoor je met je feedback op een meer zinvolle manier kunt aansluiten bij de beleving van de ander. Je hebt een verbinding tot stand gebracht waarin jouw subjectieve mening of advies welkom is. Feedback geven verandert in een dialoog waarin er vrijheid ontstaat om te doen met feedback wat je wilt, om erop terug te komen en samen te groeien.
Evenwaardigheid
Wij spreken in onze trainingen over evenwaardigheid. Je bent allemaal verschillend en daardoor niet altijd gelijkwaardig. Je hebt als leiding gevende, collega of klant verschillende posities en belangen. Wat je wel bent, ten opzichte van ieder ander, is evenveel waard. Je bent evenveel mens als ieder ander en op basis daarvan kan iedereen leren elkaar aan te spreken waardoor de communicatie verbetert en je kunt groeien als team en organisatie. Maar vooral als mens.
Er zijn twee manieren waarop je naar mensen kunt kijken. Je kunt naar de oppervlakkige dingen kijken die ons verschillend maken en je kunt naar het diepere primaire niveau gaan en kijken naar de dingen waarop alle mensen gelijk zijn, naar de dingen die ons verbinden, ons fundamentele wezen.
“Dalai Lama”
Het is voor ons fantastisch om te zien dat deelnemers het echt begrepen hebben en dingen zeggen als: ‘Beginnen bij het begin, empathisch zijn.’ en ‘Door echt te luisteren en nog geen advies te geven, kom ik veel meer te weten van mijn collega.’ Met de 3 stappen in feedback 2.0 maken wij transparante communicatie in de samenwerking simpel en effectief. En dat is onze passie, de dialoog en de samenwerking stimuleren in teams en organisaties. Ben je geïnteresseerd in ons aanbod? Neem gerust contact met ons op.
Voor meer inspiratie hieronder nog een filmpje van Brené Brown over empathie en de kracht van kwetsbaarheid.
Naar aanleiding van mijn werkzaamheden bij Deloitte is bovenstaand artikel in ZONmagazine #6 geplaatst (Zwolle ONderneemt)
Persoonlijke ontwikkeling voor behoud medewerkers
2018, het jaar dat dit artikel uitkwam, voelt als een hele tijd geleden. En dat is het ook.
Ik ben in 2014 begonnen als ondernemer. Dat ik aan de slag kon bij Deloitte was een buitenkans. Ik ben twee jaar betrokken geweest bij het team van Petro Vosselman met als doel om medewerkers dichterbij de klant te brengen door hun communicatieve vaardigheden naar een volgend niveau te tillen. Daarbij werkten we tegelijkertijd aan de samenwerking en de ontwikkeling van ieders talenten.
Medewerkers in zijn team willen vooruit en die gelegenheid hebben zo volledig gekregen.
Meer weten over mijn samenwerking met Petro? Lees dan hier zijn verhaal Klantverhalen – ArchePeople